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Mitarbeiter Management via CSV Upload

So fügen Sie Mitarbeiter mithilfe der NAVIT-CSV-Vorlage in großen Mengen hinzu, aktualisieren, deaktivieren und verwalten sie – einschließlich Neueintritten, Austritten, Level-Updates, vorübergehender Abwesenheiten und Deaktivierungen.

1. Überblick & Wann Sie den CSV-Upload verwenden sollten

Das NAVIT Admin-Dashboard ermöglicht es Ihnen, einzelne Mitarbeiter über die Benutzeroberfläche zu verwalten. Für größere Teams – oder wenn Sie mehrere Mitarbeiter gleichzeitig bearbeiten müssen – ist der CSV-Massenupload die effizienteste Methode.

Verwenden Sie den CSV-Upload, wenn Sie:

  • Eine Gruppe neuer Mitarbeiter gleichzeitig einpflegen möchten

  • Enddaten für mehrere Austritte auf einmal setzen möchten

  • Mitarbeiterlevel oder Kostenstellen in großen Mengen ändern möchten

  • Vorübergehende Abwesenheiten registrieren möchten (z. B. Eltern- oder Krankenzeit)

  • Mitarbeiter deaktivieren möchten, die keinen Zugang mehr haben sollen

Der CSV-Upload aktualisiert bestehende Datensätze und legt neue auf Basis der E-Mail-Adresse als eindeutiger Kennung an. Wenn eine E-Mail-Adresse bereits im System vorhanden ist, werden die Daten dieses Benutzers aktualisiert. Andernfalls wird ein neuer Benutzer erstellt.

Die Vorlage enthält eigene Tabellenblätter für jeden Anwendungsfall:

  • Joiners / Eintritte – Neue Mitarbeiter, die bei Ihrem Unternehmen beginnen

  • Leavers / Austritte – Enddatum für ausscheidende Mitarbeiter setzen

  • Update Employee Level – Mitarbeiter einem anderen Benefit-Level oder einer anderen Kostenstelle zuordnen

  • Temporary Leave – Zugang für Mitarbeiter in Eltern-, Kranken- oder Sabbatical-Urlaub pausieren

  • Deactivation / Deaktivierung – Benutzer vollständig deaktivieren, die die App nicht mehr nutzen sollen

  • USER TEMPLATE – Umfangreiche Vorlage für erweiterte Setups mit Tochtergesellschaften und Integrationssteuerung

2. Die CSV-Vorlage – Struktur und Felder

NAVIT stellt eine CSV-Vorlage zur Verfügung, die direkt über das Dashboard heruntergeladen werden kann, indem Sie zum Reiter „Benutzerverwaltung“ navigieren und auf CSV --> Herunterladen klicken.

💡 Die Vorlage enthält auf der rechten Seite jedes Tabellenblatts (ab Spalte N) eine Referenzlegende, die die zulässigen Werte für jedes Feld erklärt. Löschen Sie diese Spalten vor dem Upload – sie dienen nur zur Orientierung.

Feldreferenz

Alle CSV-Tabellenblätter teilen dieselben Kernspalten. Das USER TEMPLATE-Blatt enthält zusätzliche optionale Felder für erweiterte Konfigurationen.

  • First_Name (Pflicht) – Vorname des Mitarbeiters.

  • Last_Name (Pflicht) – Nachname des Mitarbeiters.

  • Email (Pflicht) – Der primäre Identifikator. Wird verwendet, um bestehende Benutzer abzugleichen oder neue zu erstellen. Muss pro Zeile eindeutig sein.

  • Status (Pflicht) – Active = sofort aktiviert · New = wird am Startdatum aktiviert · Deactivated = nicht aktiviert

  • Tax_Free (Pflicht) – TRUE = Sachbezug/ÖPNV-Zuschuss · FALSE = Sachzuwendung

  • Start_Date (Pflicht, Format: JJJJ/MM/TT) – Datum, ab dem der NAVIT-Zugang des Mitarbeiters beginnt.

  • End_Date (Optional, Format: JJJJ/MM/TT) – Datum, an dem der Zugang endet. Leer lassen für unbefristeten Zugang.

  • External_Id (Optional) – Interne Personalnummer zur Verknüpfung mit HR-Systemen.

  • Level_Name (Pflicht) – Zuzuweisendes Benefit-Level. Muss exakt mit einem in Ihrem Admin-Dashboard konfigurierten Level übereinstimmen. Groß-/Kleinschreibung beachten.

  • Cost_Centre_Code (Optional) – Zuzuweisende Kostenstelle. Muss exakt mit einer Kostenstelle in Ihrem Admin-Dashboard übereinstimmen. Groß-/Kleinschreibung beachten.

  • MB (Pflicht) – Monatliches Mobilitätsbudget in EUR (z. B. 50).

  • Leave_Start_Date (Optional – nur USER TEMPLATE, Format: JJJJ/MM/TT) – Erster Tag der vorübergehenden Abwesenheit.

  • Leave_End_Date (Optional – nur USER TEMPLATE, Format: JJJJ/MM/TT) – Letzter Tag der vorübergehenden Abwesenheit. Der Zugang wird nach diesem Datum automatisch wiederhergestellt.

  • Subcompany (Optional – nur USER TEMPLATE) – Weist einen Mitarbeiter einer Tochtergesellschaft zu. Nur für Multi-Entitäts-Setups relevant.

  • Is_Integration_Update_Blocked (Optional – nur USER TEMPLATE) – TRUE verhindert, dass automatisierte Integrationen die Daten dieses Benutzers überschreiben.

Wichtig: Wenn Sie ein Enddatum gegen Ende eines Monats wählen, wird das Konto um 23:30 Uhr des gewählten Tages beendet. Eine nachträgliche Änderung des Enddatums ist nicht möglich!

3. Wie Sie eine CSV-Datei hochladen

  1. Navigieren Sie zum Bereich „Users"
    Klicken Sie im linken Menü des NAVIT Admin-Dashboards auf „Users".

  2. Öffnen Sie das CSV-Menü
    Klicken Sie oben rechts auf der Seite „Users" auf den Button „CSV", um das Dropdown-Menü zu öffnen.

  3. Wählen Sie „Upload"
    Klicken Sie im Dropdown auf die Option „Upload".

  4. Bereiten Sie Ihre CSV-Datei vor
    Öffnen Sie die NAVIT-Vorlage in Google Sheets. Navigieren Sie zum Tabellenblatt, das Ihrem Anwendungsfall entspricht. Füllen Sie die Mitarbeiterzeilen aus. Löschen Sie die Referenzlegende-Spalten auf der rechten Seite (ab Spalte N), bevor Sie exportieren. Exportieren Sie dann über Datei → Herunterladen → Kommagetrennte Werte (.csv).

  5. Hochladen und bestätigen
    Wählen Sie Ihre gespeicherte CSV-Datei aus. Das System validiert die Datei und zeigt eine Vorschau an. Bestätigen Sie den Upload, um die Änderungen zu übernehmen.

4. Anwendungsfall-Anleitungen

4a – Eintritte: Neue Mitarbeiter hinzufügen

Verwenden Sie das Tabellenblatt „Joiners / Eintritte", wenn Mitarbeiter ins Unternehmen eintreten und zum ersten Mal NAVIT-Zugang erhalten sollen.

Wichtige Einstellungen für neue Mitarbeiter:

  • Setzen Sie Status auf New – der Benutzer wird automatisch an seinem Startdatum aktiviert.

  • Setzen Sie Start_Date auf den ersten Arbeitstag des Mitarbeiters oder auf das Datum, ab dem er NAVIT-Zugang haben soll.

  • Lassen Sie End_Date für unbefristete Mitarbeiter leer.

  • Tragen Sie den korrekten Level_Name ein, damit die richtige Benefit-Konfiguration angewendet wird.

✅ Nach dem Upload erhalten neue Mitarbeiter mit Status New an ihrem Startdatum eine Einladungs-E-Mail mit einem Download-Link für die NAVIT-App. Anschließend können sie sich registrieren und ihr Mobilitätsbudget nutzen.

4b – Austritte: Ein Enddatum setzen

Verwenden Sie das Tabellenblatt „Leavers / Austritte", um ein Enddatum für ausscheidende Mitarbeiter zu setzen. Der Zugang wird automatisch um 23:30 Uhr am Enddatum beendet.

Wichtige Einstellungen für Austritte:

  • Lassen Sie Status auf Active – nicht ändern; das Enddatum steuert, wann der Zugang endet.

  • Setzen Sie End_Date auf den letzten Zugangs-Tag des Mitarbeiters.

  • Alle anderen Felder sollten den bestehenden Daten des Mitarbeiters im System entsprechen.

🚫 Wichtig: Enddaten können nicht nachträglich geändert werden. Sobald ein Enddatum überschritten und der Zugang beendet wurde, kann dieser nicht per CSV wiederhergestellt werden. Um einen Benutzer zu reaktivieren, wenden Sie sich an Ihren NAVIT Customer Success Manager oder legen Sie einen neuen Benutzereintrag an.

4c – Mitarbeiterlevel oder Kostenstellen aktualisieren

Verwenden Sie das Tabellenblatt „Update Employee Level", wenn Mitarbeiter befördert werden, in eine andere Abteilung wechseln oder eine andere Benefit-Konfiguration benötigen.

Wichtige Einstellungen:

  • Lassen Sie Status auf Active.

  • Aktualisieren Sie Level_Name auf das neue Level (muss exakt mit dem im Dashboard konfigurierten Wert übereinstimmen).

  • Aktualisieren Sie optional Cost_Centre_Code, wenn der Mitarbeiter in eine andere Abteilung wechselt.

  • Aktualisieren Sie MB, wenn sich der Budgetbetrag mit dem neuen Level ändert.

4d – Vorübergehende Abwesenheit (Eltern-/Krankenzeit)

Verwenden Sie das Tabellenblatt „Temporary Leave" – oder das vollständige USER TEMPLATE mit den Leave-Feldern – um den Zugang für Mitarbeiter in vorübergehender Abwesenheit zu pausieren, z. B. Elternzeit, Langzeitkrankheit oder Sabbatical.

Option A – Enddatum verwenden:
Setzen Sie ein End_Date für den Beginn der Abwesenheit. Wenn der Mitarbeiter zurückkehrt, laden Sie eine neue Zeile mit einem neuen Start_Date und Status Active hoch.

Option B – Leave-Felder verwenden (USER TEMPLATE-Blatt):
Tragen Sie Leave_Start_Date (erster Abwesenheitstag) und Leave_End_Date (letzter Abwesenheitstag) ein. Dadurch bleibt das ursprüngliche Startdatum erhalten und es entstehen keine Lücken im Mitarbeiterdatensatz. Der Zugang wird automatisch ab dem Tag nach dem Leave_End_Date wiederhergestellt.

Leave_Start_Date = erster Abwesenheitstag. Leave_End_Date = letzter Abwesenheitstag. Der Zugang wird automatisch ab dem Tag nach dem Leave_End_Date wiederhergestellt.

4e – Mitarbeiter deaktivieren

Verwenden Sie das Tabellenblatt „Deactivation / Deaktivierung", um Benutzer sofort zu deaktivieren. Im Gegensatz zum Setzen eines Enddatums tritt die Deaktivierung unmittelbar nach der Verarbeitung des Uploads in Kraft.

Wichtige Einstellungen für Deaktivierungen:

  • Setzen Sie Status auf Deactivated.

  • Setzen Sie ein End_Date, wenn Sie einen sauberen Datensatz über das Ende des Zugangs führen möchten.

  • Alle anderen Felder sollten den aktuellen Daten des Mitarbeiters entsprechen.

⚠️ Deaktivierte Benutzer verlieren den Zugang zur NAVIT-App unmittelbar nach der Verarbeitung des Uploads. Wenden Sie sich an Ihren NAVIT Customer Success Manager, wenn Sie Fragen zur Budgetabwicklung für deaktivierte Benutzer haben.

5. Ihre aktuelle Benutzerliste exportieren

Vor dem Hochladen von Änderungen empfiehlt es sich, zunächst die aktuelle Benutzerliste zu exportieren. So verfügen Sie über die aktuellsten Daten und können Mitarbeiterdaten (z. B. genaue Level-Namen, aktuelle Startdaten) vor Massenänderungen überprüfen.

  1. Navigieren Sie im linken Menü zu Users.

  2. Wenden Sie optional Filter an (z. B. Status: Active oder nach Level), um den Export einzugrenzen.

  3. Klicken Sie auf den Button CSV oben rechts und wählen Sie:

    • Download – exportiert alle Benutzer

    • Download (With Filters) – exportiert nur Benutzer, die Ihren aktiven Filtern entsprechen

  4. Öffnen Sie die heruntergeladene CSV-Datei in Excel oder Google Sheets als Ausgangsbasis für Aktualisierungen.

💡 Die exportierte CSV-Datei enthält alle Spalten genau in dem Format, das für den erneuten Upload erforderlich ist – so können Sie vorhandene Daten problemlos in die Upload-Vorlage übertragen, ohne sie neu formatieren zu müssen.

6. Häufige Fehler & Best Practices

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten:

  • Falsches Datumsformat – Verwenden Sie immer JJJJ/MM/TT (z. B. 2025/03/01), nicht TT.MM.JJJJ.

  • Level_Name stimmt nicht mit dem Dashboard überein – Exportieren Sie zuerst Ihre aktuelle Benutzerliste, um die genauen Level-Namen zu sehen.

  • Referenzspalten im Tabellenblatt belassen – Löschen Sie die Spalten ab N (die Legende-Spalten), bevor Sie in CSV exportieren.

  • Vergangenes Enddatum setzen – Enddaten sollten immer das heutige Datum oder ein zukünftiges Datum sein.

  • Enddatum nach dessen Ablauf ändern – Nachträglich nicht möglich. Planen Sie voraus und laden Sie Änderungen vor dem Datum hoch.

  • Doppelte E-Mail-Adressen in der CSV-Datei – Stellen Sie sicher, dass jede E-Mail-Adresse nur einmal pro Upload-Datei vorkommt.

  • Falsche Tax_Free-Einstellung – Klären Sie mit der Lohnbuchhaltung/HR: TRUE = Sachbezug, FALSE = Sachzuwendung.

Best Practices:

  • Exportieren Sie vor dem Upload. Laden Sie immer die aktuelle Benutzerliste herunter, bevor Sie Massenänderungen vornehmen.

  • Bearbeiten Sie jeweils einen Anwendungsfall. Mischen Sie keine Eintritte, Austritte und Level-Änderungen in einer Datei. Verwenden Sie das dedizierte Tabellenblatt für jede Aktion.

  • Testen Sie zunächst mit einer kleinen Gruppe. Bei großen Importen (50+ Mitarbeiter) beginnen Sie mit 2–3 Zeilen, um Ihr Dateiformat zu validieren.

  • Verwenden Sie dieselbe Schreibweise wie im Dashboard. Level-Namen und Kostenstellen-Codes unterscheiden Groß- und Kleinschreibung. Kopieren Sie diese aus der exportierten CSV-Datei, um sicher zu gehen.

  • Planen Sie Enddaten im Voraus. Da Enddaten nicht nachträglich geändert werden können, tragen Sie Enddaten für Austritte ein, sobald Sie diese kennen.

  • Bewahren Sie eine lokale Kopie jeder Upload-Datei auf. Speichern Sie mit einem Datumsstempel (z. B. joiners_2025-03-01.csv) für Prüfzwecke und zur Fehlerbehebung.

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